Peserta Leadership Forum PKS Jaksel Berlatih Mengelola Rapat Efektif

Rapat lagi, rapat lagi …. sesuatu yang sering didengar ditelinga kita sebagai kader atau pengurus struktur PKS. Kadang ada yang bosan, kadang juga menyenangkan, kadang efektif, kadang juga molor melebihi kesepakatan. Rapat, kadang identik dengan formalitas, kaku, tegang, dan cenderung membosankan. Tidak jarang, rapat juga menghasilkan rapat – rapat lanjutan.  Bukan apa-apa, karena rapat itu adalah forum untuk merumuskan langkah dan menemukan solusi atas permasalahan yang dihadapi sebuah oranisasi. Kalau rapatnya tidak efektif dan tidak kondusif maka proses penyampaikan informasi dan konsolidasi pun menjadi kabur. 

Namun, tidak jarang juga kita menjumpai rapat yang tidak membuat bosan. Rapatnya selalu ditunggu-tunggu semua peserta. Nah dalam pertemuan sesi ketiga Leadership Forum DPD PKS Jakarta Selatan, para kader yang aktif di struktur DPC (cabang) dan DPRa (ranting) belajar tentang mengelola rapat yang efektif dan menyenangkan.

Penyelenggaraan rapat dalam suatu organisasi berkepentingan untuk menghasilkan informasi, solusi, maupun pengambilan keputusan-keputusan penting bagi organsasi. Selain itu juga berkaitan dengan penggunaan sumber daya dan waktu, yang mana keduanya memiliki keterbatasan. Oleh sebab itu, penyelenggaraan rapat secara efektif menjadi suatu hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan oleh setiap organisasi. 

Sebagai suatu agenda yang serius bagi organisasi, sudah selayaknya penyelenggaraan rapat di-manage sedemikian rupa agar menjadi rapat yang efektif. Agar suatu rapat dapat berlangsung dengan efektif, ada 3 hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat, yaitu persiapan, pembahasan atau pelaksanaan rapat, dan langkah tindak lanjut dari keputusan rapat. 

Pada sesi ketiga Leadership Forum ini, peserta mempelajari dan berlatih merumuskan tujuan rapat, susunan agenda dalam rapat, menentukan siapa saja peserta rapat, dan seterusnya. Peserta juga belajar bagaimana mengambil keputusan, membuat rapat menjadi fokus serta tepat waktu. Dan pada tahap langkah tindak lanjut dari hasil rapat, peserta belajar cara membuat risalah rapat yang baik, terstruktur dan informatif.